制定日:2011年08月23日
終改定日:2023年10月16日

桑都ビル管理株式会社(以下「当社」という。)は、ビルメンテナンス・ランドリー・マンション管理・不動産管理等の事業において取扱う個人情報の保護について、社会的責任を十分に認識して、本人の権利利益を保護し、個人情報に関する法規制等を遵守いたします。
また、以下に示す方針を具現化するために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的な改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言いたします。

• a）当社事業、並びに従業員の雇用、人事管理等において取扱う個人情報について、予め特定された利用目的の範囲内において、個人情報の適切な取得・利用および提供を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)は行いません。また、そのための適切な措置を講じます。
• b）当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守いたします。
• c）当社は個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失またはき損等のリスクに対しては、合理的な安全対策を講じ、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また不適切な事項については是正を行うなどの内部規程を定め、個人情報を最善の状態で保護いたします。
• d）当社は個人情報の取扱いに関する苦情および相談対応への内部規程を定め、苦情および相談には、迅速かつ誠実に対応いたします。
• e）個人情報保護マネジメントシステムについて、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直して、その改善を継続的に推進していきます。

本方針は、全役員並びに従業員に配布して周知徹底させるとともに、いつでも、どなた様でも入手可能な措置を講ずるものとします。

桑都ビル管理株式会社
代表取締役社⻑ 佐藤 康

個人情報の取扱いについて

1. 事業者の氏名又は名称

桑都ビル管理株式会社 東京都八王子市子安町1-31-21 代表取締役 佐藤 康

2. 個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名または職名、所属及び連絡先

個人情報保護管理者 佐伯 浩児 TEL:042-646-1301 E-mail:sohto@sohtobuil.co.jp

3. 当社で取扱う個人情報の利用目的

【直接書面以外で取得した個人情報】

• 1)ビルメンテナンス事業で取得した個人情報・お問合せ対応、作業員管理、案件管理等のため
• 2)不動産管理事業で取得した個人情報・居住者管理、契約管理、収支管理等のため
• 3)マンション管理事業で取得した個人情報・区分者管理、お問合せ対応、滞納管理、理事会運営等のため
• 4)警備事業で取得した個人情報・警備員管理のため

【保有個人データー】

• 5)ランドリー事業で取得した個人情報・機器設置、故障修理、作業完了確認等のため
• 6)お取引先の皆様に関する個人情報・当社各事業に係る連絡、協力、交渉、契約履行等のため
• 7)お問い合わせされた皆様に関する個人情報・当社各事業に関するお問い合わせ対応のため
• 8)従業員に関する個人情報の利用目的・人事管理等のため
• 9)採用募集者に関する個人情報の利用目的・採用選考のため・採用選考手続き及びその結果に関する連絡のため・入社前手続き実施とその他の手続きに関する連絡のため

4.苦情・相談の申し出先

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情及びご相談につきましては、以下第6項の「個人情報お問い合わせ窓口」にご連絡ください。

5.開示等の求めに応じる手続

• 1)開示対象の個人情報について当社で取扱う個人情報に関して、本人から「利用目的の通知」「開示」「訂正、追加又は削除」「利用または提供の拒否」(以下「開示等」という)の請求が御座いましたら、以下第6項の「個人情報お問い合わせ窓口」にご連絡ください。ただし、「マンション管理事業で取得する個人情報」「不動産管理事業で取得する『居住者の収支に関する情報』」については、開示等の求めには応じることが出来ませんので、ご了承ください。その利用目的は委託された業務を遂行するためであり、それ以外の目的には一切利用致しません。
• 2)開示請求の申出先開示請求は以下第6項の「個人情報お問い合わせ窓口」にお問合せの上、当社が保有するご自身の個人情報の開示等を求める場合には、当社所定の書面に必要事項をご記入の上、提出していただきます。
• 3)開示請求依頼にあたっては、本人確認をさせていただきます。場合によっては、公的な証明書の写しを郵送して確認させていただくことがあります。※代理人については、委任状の提出して頂き確認を行います。なお、代理人を立てる場合には、ご本人と代理人両者の公的証明書のコピーの提出が必要になります。また、電話やメール、FAXなどで開示等の要求のあった場合は、一切受け付けておりませんので、簡易書留郵便等の発送記録が取れる方法での提出をお願い致します。※未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合は、法的な代理権を証明する書類で代理権があることを確認いたします。
• 4)開示等請求のうち「利用目的の通知」「開示」の請求にあたり、手数料は1,000円を上限に徴収いたします。これを超えることが明白な場合は別途、ご連絡いたします。

6. 個人情報お問合せ窓口

当社の「個人情報お問合せ窓口」の連絡先は以下になります。
桑都ビル管理株式会社 個人情報お問合せ窓口 TEL:042-646-1301 E-mail:sohto@sohtobuil.co.jp

7. 認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先

認定個人情報保護団体の名称 一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会(JUAS)
苦情の解決の申出先 認定個人情報保護団体事務局 苦情相談室 住所 東京都中央区築地1-13-14 NBF東銀座スクエア2階・5階 電話番号
03-3249-4104 受付時間 10:00〜16:00(土、日、祝日休み)

8. 保有個人データの安全管理のために講じる措置

【組織的安全管理措置】
組織体制の整備、個人データの取扱いに係る規律に従った運用、個人データの取扱い状況を確認する手段の整備、漏えい等 事案に対応する体制整備、取扱い状況の把握及び安全管理措置の見直し等に関して、必要な措置を講じています。

【人的安全管理措置】
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修等を行っております。また、個人データについての 秘密保持に関する事項を含む誓約書を取得しております。

【物理的安全管理措置】
個人データを取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止、 個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄に関して、必要な措置を講じています。

【技術的安全管理措置】
情報システムに関して、アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報システムの 使用に伴う漏えい防止等に関して、必要な措置を講じています。
当社では、より良くお客様の個人情報保護を図るため、及び法令等の変更に対応するために、「個人情報の取扱いについて」 を改定することがあります。

以上